Większość z nas marzy o tym, by zrobić karierę i nie musieć się martwić o jutro swoje i rodziny. Niestety, wraz ze zdobywaniem kolejnych celów, otrzymujemy coraz to nowe obowiązki. W pewnym momencie orientujemy się, że mimo odniesionych sukcesów zwyczajnie brakuje nam czasu dla najbliższych i znajomych. Tutaj zaczynamy potrzebować pomocy asystenta, który odciążyłby nas od wielu codziennych zadań. Tym kimś może być właśnie concierge.

Wpis powstał przy współpracy z VIP Asystent.

Concierge (w polskiej wersji tego słowa: „konsjerż”) jako zawód jest w Polsce wciąż mało znany, mimo że istnieje w Europie od średniowiecza. Zapotrzebowanie na niego jednak szybko rośnie wraz z rozrastaniem się zapracowanej kadry zarządzającej i bogaceniem się Polaków.

Żeby dowiedzieć się, czym w istocie jest zawód concierge’a i w jaki sposób może on pomóc zapracowanemu klientowi, spotkałem się z przedstawicielem tej profesji. Mieszko Matuszczak jest conciergem i współwłaścicielem firmy VIP Asystent, oferującej usługi concierge. VIP Asystent ma swoją siedzibę w Poznaniu, ale to nie przeszkadza w obsłudze klientów z całej Polski. Jak to możliwe? Dowiecie się z tego wywiadu.

Historia zawodu concierge

[Łukasz Kielban] Starałem się jak najlepiej przygotować do tego wywiadu. Jednak było to zadanie niezwykle trudne. Jak Pan pewnie dobrze wie, bardzo mało jest w Polsce informacji o zawodzie concierge’a, a te, które są, są zwykle trudno dostępne. Najczęściej publikowane w prasie branżowej, hotelarskiej.

[Mieszko Matuszczak] Faktycznie jest bardzo ciężko ze zdobyciem wiedzy na ten temat, zwłaszcza w Internecie.

[ŁK] Chciałbym, żebyśmy na wstępie wyjaśnili sobie, kim jest concierge. Może zaczniemy od historii. Skąd wziął się ten zawód?

[MM] Profesja powstała już w średniowieczu. Jej nazwa wywodzi się od francuskiego określenia comte des cierges, czyli osoby opiekującej się świecami. Była to osoba, która zajmowała się pilnowaniem i utrzymywaniem zapalonych świec w pomieszczeniach.

[ŁK] Co może łączyć człowieka zajmującego się zapalaniem świec z osobą, która potrafi doradzić, gdzie zjeść najlepszy obiad i zorganizować bilety na premierę spektaklu w dniu występu?

[MM] Opiekun świec musiał wiedzieć, gdzie i jakie wydarzenia będą miały miejsce w pałacu, żeby tam dostarczyć odpowiednią liczbę świec. W związku z tym był osobą najbardziej zorientowaną, jeśli chodzi o te wydarzenia. I to jest ogniwo, które łączy dawną i współczesną formę.

Później profesja ewoluowała i na początku XX wieku nabrała kształtu, jaki znamy obecnie. Czyli zagnieździła się w hotelach. Concierge był wówczas raczej portierem, był odpowiedzialny za witanie gości. Po jakimś czasie do jego obowiązków doszła opieka nad gośćmi hotelowymi na każdym etapie ich pobytu. Od powitania aż do wyjazdu gościa, concierge służył mu swoją pomocą.

<<Zobacz też: Każdy mężczyzna powinien odbyć swoją podróż>>

[ŁK] Ale dzisiaj concierge’ów można spotkać nie tylko w hotelach. Przykładem może być choćby Pańska firma.

[MM] Tak. Concierge’ów można obecnie spotkać między innymi przy obsłudze imprez biznesowych, konferencji, obsłudze VIPów. Również w bankach na nich trafimy. Natomiast w przypadku VIP Asystent naszą główną dziedziną jest oferowanie prywatnych asystentów, a nie hotelowych.

To dlatego, że w ostatnim stuleciu branża wyewoluowała poza hotel, do życia codziennego. Teraz concierge’a lepiej definiują określenia takie jak „lifestyle management” i zarządzanie czasem wolnym. Co prawda nadal można znaleźć concierge’ów w hotelach. My również proponujemy outsourcing usług concierge, zapewniając naszych pracowników wielu hotelom. W takim ujęciu concierge jest dla hotelu doskonalszą formą recepcji.

[ŁK] Niemniej w hotelach oprócz concierge’a jest jeszcze zwykła recepcja.

[MM] Tak. Concierge z jednej strony odciąża recepcję przejmując część obowiązków takich, jak rezerwacje czy zamawianie taksówek do hotelu, z drugiej natomiast zajmuje się realizacją bardziej skomplikowanych zleceń zbyt trudnych i czasochłonnych dla recepcji. Dodatkowo rozszerza swoje usługi o nowe, świeże aspekty.

<<Zobacz też: O biletach wizytowych gentlemanów>>

[ŁK] Zanim przejdziemy do tego, czym konkretnie zajmuje się concierge i jak ta praca wygląda w praktyce, chciałbym jeszcze rozwiać pewną techniczną wątpliwość. Dopatrzyłem się, że funkcjonują w języku polskim dwie wersje nazwy tego zawodu: wzięte z francuskiego „concierge” i spolszczone „konsjerż”. Która obowiązuje?

[MM] Ciężko powiedzieć, że w Polsce już któraś z tych nazw obowiązuje. My skłaniamy się do nazwy francuskiej, ponieważ polska wersja występuje tak rzadko. Mało kto ją stosuje i właściwie nawet mało kto ją zna. Raczej rozpoznawana jest forma francuska.

Obowiązki concierge’a

[ŁK] Wyjaśniliśmy sobie zatem kwestię nazwy i historii zawodu, ale nadal trudno mi zrozumieć czym konkretnie zajmuje się concierge. W czym może mi się przydać taka usługa?

[MM] Zacznijmy od spraw codziennych. Mogą to być wszystkie rzeczy nużące, wszystkie, które zajmują nam czas, których zwyczajnie nie lubimy robić.

[ŁK] Na przykład ktoś może nie lubić prasowania koszul. Odbierzecie je i zabierzecie je do kogoś, kto je wyprasuje?

[MM] Możemy. Możemy też wysłać kogoś, kto to zrobi na miejscu. To jest do ustalenia.

[ŁK] Ale rozumiem, że to nie będzie concierge, tylko ktoś, kto się tym zajmuje.

[MM] Dokładnie. My tutaj działamy na zasadzie pośrednictwa.

Możemy klienta odciążyć w robieniu zakupów, sprzątaniu, wyprowadzaniu psa, pomożemy znaleźć opiekunkę dla dzieci, korepetytora, zorganizujemy remonty, zamówimy fachowców, catering, pomożemy w kupnie czegoś, w doborze sprzętu, wyślemy personal shoppera… Absolutnie wszystko z czym można się spotkać na co dzień, a o czym nie myślimy, że można to oddelegować dalej.

My po prostu uwalniamy klienta od tych spraw.

[ŁK] To ciekawe, bo zawsze ta usługa kojarzyła mi się bardziej z biznesem.

[MM] Tutaj też mocno działamy. Zarządzanie czasem dnia, planowanie i umawianie spotkań, organizacja stolików w restauracjach, limuzyn, transportów, biletów na ostatnią chwilę, ogólnie rzeczy trudnych do zdobycia… To są dość powszechne zlecenia.

[ŁK] Zatem jestem ciekaw tych zadań nietypowych.

[MM] Mówimy na to „spełnianie marzeń”. Załatwianie czegoś, czego nie da się załatwić. Tutaj liczy się już tylko wyobraźnia klienta. Nie da się tych pomysłów przewidzieć, ani na nie przygotować. Po prostu trzeba działać za każdym razem.

Jednym z takich zleceń było zorganizowanie wyjazdu do Ugandy. W programie miało być oglądanie goryli i jazda quadami. Do tego dochodzi ogólna organizacja takich wakacji pod względem transportów, noclegów, posiłków i przewodnika. Zdarzyło się też, że klient rano prosił o zorganizowanie sesji zdjęciowej nad morzem tego samego dnia. A był z południa Polski. Zorganizowanie transportu i fotografa w takim czasie nie było proste, ale daliśmy radę i sesja się odbyła.

Czasem klient ma kaprys i sam mógłby nie podołać realizacji. Od tego jesteśmy my. Czujemy się również świetnie tworząc ekskluzywną oprawę np. przyjęcia domowego. Jesteśmy w stanie nadać niepowtarzalny charakter każdej imprezie zarówno kameralnej jak i odbywającej się w szerokim gronie.

<<Zobacz też: Travellers Club – w jednym z najstarszych klubów gentlemanów>>

[ŁK] Zdarza się, że klient ma taki pomysły, że nie są Państwo w stanie tego zorganizować?

[MM] Powiem szczerze, że jeszcze nam się nie zdarzyło, ale na pewno nieraz nas jeszcze coś zaskoczy. Niemniej póki co zawsze nam się udało problem jakoś rozwiązać. Przy czym to właśnie ten element, który sprawia, że ta praca jest taka ciekawa. Dlatego tak ją lubię. Nigdy nie wiesz, co się stanie następnego dnia. Nie wiesz czym Cię zaskoczą, absolutnie. Nie da się tutaj nudzić. Zawsze się coś dzieje.

Specyfika pracy

[ŁK] Widzę, że nie ma szans na wyrobienie sobie rutyny w tej pracy. To musi być bardzo wymagający zawód. Da się tutaj pracować osiem godzin?

[MM] Nie da się. To zawsze zajmuje większą część dnia. Zawsze trzeba być do dyspozycji klientów. Oczywiście my dzielimy między siebie dyżury. Jeśli zdarza się zlecenie, które wymaga większej liczby osób, to trzeba się zwyczajnie zdzwonić i spróbować razem rozwiązać problem.

[ŁK] Rozumiem, że większość spraw mogą Państwo rozwiązać za pomocą Internetu i telefonu. Czy zdarza się, że czasem trzeba przyjechać na miejsce?

[MM] Oczywiście Internet to bardzo użyteczne narzędzie, jednak bardzo ważne jest nasze członkostwo w ICLMA i międzynarodowa sieć kontaktów, które umożliwiają realizację wymagających zleceń. Niekiedy klient po prostu wymaga naszej obecności i naszego nadzoru. Czasem jest tak, że choć gwarantujemy, że wszystko uda się na 100%, to i tak ktoś z nas jedzie na miejsce, żeby nie było niespodzianek. Jeździmy też, gdy na przykład klient potrzebuje personal shoppera.

<<Zobacz też: Netykieta – kultura komunikacji w sieci>>

[ŁK] Czyli concierge musi mieć też odpowiednią wiedzę.

[MM] Wiedza ogólna musi być tutaj bardzo szeroka. Trzeba się orientować po trochu we wszystkim. Wiadomo, że wszystkiego wiedzieć się nie da, ale od tego jest zespół, żebyśmy mogli się uzupełniać.

[ŁK] Wymieniliśmy bardzo różne zadania. Wydaje się, że ta usługa może się przydać niemal każdemu. Do kogo kierują Państwo swoją ofertę?

[MM] Naszym odbiorcą są ludzie, którym brakuje czasu. To jest chyba najlepsze określenie. Jest to zazwyczaj cała kadra zarządzająca w firmach, managerowie wysokiego szczebla, osoby zamożne, osiągające sukcesy w swojej branży, w wieku 30-40 lat. To po prostu zabiegani ludzie.

Cena usługi

[ŁK] Jednym z aspektów, który sprawia, że usługa jest kierowana do danej grupy, jest cena. W kwestii finansów równie mocno, co same koszty, interesuje mnie sposób rozliczania się za tak trudne do przewidzenia zlecenia.

[MM] Podstawową formą rozliczeń jest abonament. Klient płaci z góry za to, że my jesteśmy do jego dyspozycji, zarówno telefonicznej jak i mailowej. Część usług mieści się w tym abonamencie. To będą na przykład rezerwacje w restauracji, zamówienie limuzyny czy taksówki, udzielanie informacji. Natomiast zlecenia bardziej angażujące są wyceniane indywidualnie. Na tym etapie określamy się w kwestii kosztów, terminów, ewentualnych trudności itd.

Abonament to 600 zł netto miesięcznie. Natomiast wszystkie koszty wynikające ze zlecenia, takie jak choćby koszt wynajęcia limuzyny, ponosi klient.

[ŁK] Nie jest to abstrakcyjna cena, ale biorąc pod uwagę, że o samym zawodzie trudno znaleźć informacje, mało kto wie czym konkretnie zajmuje się concierge, a nawet jego nazwa nie ma w Polsce jednej obowiązującej wersji, musicie się borykać z problemami z dotarciem do klientów. Jak to robicie?

[MM] Samych firm zajmujących się usługami concierge też nie jest łatwo znaleźć. Nasi klienci przychodzą głównie z polecenia. Zatem tutaj standardowa forma reklamy nas zupełnie nie obowiązuje. O usługach concierge dowie się Pan zapewne od znajomego, od kolegi który to Panu poleci.

[ŁK] Pańska firma działa w Poznaniu, a czy jeśli ten wywiad przeczyta ktoś przykładowo z Krakowa, będzie mógł skorzystać z Państwa usług?

[MM] Naturalnie. Znaczącą częścią usług, które my realizujemy są usługi, które określimy jako zdalne. Czyli wszystko, co można zrealizować poprzez telefon albo Internet. I takich jest znaczna większość. Będziemy też w stanie zrealizować usługi wymagające naszego bezpośredniego nadzoru, gdyż mamy właściwie w każdym mieście w Polsce kontakty, które są w stanie się tym zająć.

[ŁK] Wcześniej concierge kojarzył mi się z podróżami i delegacjami służbowymi, ale teraz widzę, że to w istocie człowiek, który daje klientowi wolny czas dla rodziny, przyjaciół czy choćby na rozrywkę.

[MM] To będzie pewnie najlepsza definicja tego zawodu.

[ŁK] Serdecznie dziękuję za tę rozmowę. Szczerze mówiąc nie spodziewałem się, że tak dużo się z niej dowiem.

[MM] Ja również dziękuję.

***

VIP Asystent to firma oferująca usługi concierge. Działa we wszystkich dziedzinach biznesu i spełnia indywidualne potrzeby osób prywatnych. Osobiści asystenci są dostępni dla klientów o każdej porze i gotowi do rozwiązywania wszelkich problemów, przejęcia obowiązków, spełniania zachcianek, marzeń i niezrealizowanych planów. Zespół tworzą profesjonalni i dyskretni pracownicy. Firma stawia na lojalność i skuteczność. VIP Asystent realizuje wszystkie życzenia, również te, które wydają się niemożliwe do spełnienia. Szybka i prosta forma kontaktu pozwala zaoszczędzić czas – wystarczy jeden telefon, by nadać sprawom bieg.

Ofertę VIP Asystent możecie sprawdzić na stronie: oferta. Natomiast na firmowym blogu znajdziecie kilka historii poszczególnych zleceń. Polecam tam zajrzeć: blog.

Od siebie dodam, że idąc na spotkanie z panem Matuszczakiem miałem mieszane uczucia co do przydatności zawodu concierge’a. Natomiast po spotkaniu ta usługa wydaje się nader kusząca. Macie podobne wrażenia?

Nie przegap żadnego wpisu! Zapisz się na newsletter.