Najpierw piętnaście minut czekania na spóźnialskich, potem batalia z problemami technicznymi w stylu „Nie słychać Cię, masz wyciszony mikrofon”. Następnie ciągłe wchodzenie sobie w słowo, naprzemienne oddawanie komuś głosu i zabieranie go przez opóźnienia w transmisji. Ostatecznie wideokonferencja trwa trzykrotnie dłużej niż powinna i niewiele z niej wyniknęło. To jednak nie wina medium, tylko sposobu korzystania z niego. Spotkania online mają wiele zalet i z pewnością już z nami zostaną, dlatego zamiast na nie narzekać, zbierzmy zasady, które ułatwią nam korzystanie z nich sprawnie i szybko. Porozmawiajmy dziś o etykiecie wideokonferencji.

 

Artykuł powstał we współpracy z marką MSI.

Przez ostatni rok spotkania online rozwinęły się w naszej rzeczywistości na niespotykaną wcześniej skalę. Ujawniły wiele swoich wad i wcale nie dziwię się, że tak bardzo tęsknimy za spotkaniami na żywo. Ale mają też liczne zalety – nie tracimy czasu na dojazdy, możemy uczestniczyć w nich z niemal każdego miejsca na ziemi, a będąc od razu przy swoim stanowisku pracy, mamy większość niezbędnych danych pod ręką. Nie ma co się łudzić, że zrobimy krok wstecz i zrezygnujemy z tej formy komunikacji. Jak każda jednak rządzi się ona swoimi zasadami.

Nie mam tu na myśli prostych zasad prowadzenia rozmowy, o których zresztą opowiadałem już na Czasie Gentlemanów. Tutaj skupimy się na tym, jak sprawić, żeby wideokonferencje były jak najkrótsze, najbardziej rzeczowe i satysfakcjonujące, a jednocześnie nie irytowały swoimi niedoskonałościami. Jeśli będziesz się stosował do tych zasad, a nawet będziesz dążył do egzekwowania ich w swojej organizacji, na spotkania online będziecie tracić mniej czasu i rzadziej będą one potrzebne. To chyba efekt, o który warto zawalczyć, prawda?

Zaczniemy od zasad technicznych i Twojego wizerunku, przejdziemy później do przygotowania, aż dojdziemy do samej rozmowy. Na koniec zostawiam parę rad dla organizatora konferencji. Dodam, że te zasady dotyczą bardziej spotkań zawodowych, ale wiele z nich, choć z nieco większym luzem, powinno się aplikować też do spotkań towarzyskich.

Zasady techniczne

Wideokonferencja potrzebuje obrazu z Twojej kamery. Rzecz jasna nie zawsze będziesz nią dysponował, ale obraz powinien być priorytetem, gdyż pomaga lepiej zrozumieć mówiącego i skupić się na jego słowach. Ogółem pozwala na komunikację niewerbalną, a to duża przewaga nad rozmową telefoniczną.

Kamery uwielbiają światło. Jest ono konieczne, żebyś obraz był ostry, a Ty wyraźny. Zadbaj więc o dobre oświetlenie. Jeśli jesteś w ciemnym pomieszczeniu lub jest wieczór, zapal wszystkie lampy. Staraj się ustawić tak, by mieć je przed twarzą, a nigdy za sobą. W przeciwnym razie będziesz zacieniony. Najlepiej ustaw się w okolicy okna, mając je przed sobą. Tutaj swoje zalety ujawniają laptopy, które możesz łatwo przestawić w dogodne miejsce na czas konferencji.

Ustaw kamerę tak, żeby Twoje oczy znajdowały się po środku szerokości ekranu, na mniej więcej dwóch trzecich wysokości. Unikaj dziwnych kątów i kadrów, bo będą rozpraszały innych uczestników. To może być niewygodne w laptopie, gdy chcesz jednocześnie dobrze widzieć ekran, ale na czas konferencji powinieneś pójść na kompromis. A gdy nadajesz z kamerki w smartfonie, ustaw go poziomo, żeby proporcje były dopasowane do rozmiarów monitorów.

Choć to wideokonferencja, bez dobrego dźwięku nigdzie nie zajdziesz, zadbaj więc o mikrofon. Ostatnią składową będzie dobre łącze internetowe.

Następnie musisz przetestować całe połączenie wideo, żebyś ewentualnych problemów technicznych nie rozwiązywał podczas spotkania. To jeden z najbardziej irytujących elementów naszych konferencji online, ale to bardziej wynik zaniedbań ze strony użytkowników. Łatwo go wyeliminujesz sprawdzając czy nie musisz pobrać aktualizacji oprogramowania lub dodatków do przeglądarek, które są niezbędne do nawiązania połączenia.

Na koniec wycisz telefon i wyłącz muzykę w tle.

Przy okazji, jeśli Twoją uwagę przykuł laptop, z którego korzystam, jest to nowy MSI Prestige 14 Evo, którego producent jest partnerem tego artykułu. Opowiem o nim więcej pod koniec, a nawet mam tu ciekawą promocję.

Wygląd

To interesujące, ale nasze podejście do wyglądu podczas spotkań online jest inne niż w przypadku spotkań na żywo. Częściej zaniedbujemy kwestie wyglądu, bo jesteśmy w domu i nie postrzegamy tej sytuacji jako formalnej. Zwłaszcza w przypadku ważniejszych spotkań, ale też tych mniej oficjalnych zachęcam Cię do zadbania o swój wizerunek. Dotyczy to zarówno Twojego wyglądu, jak i wyglądu Twojego otoczenia.

Zacznijmy od siebie. Formalny strój będzie Ci potrzebny tylko w tych najważniejszych spotkaniach. Częściej pozwolisz sobie na więcej luzu. Staraj się tylko nie pojawiać w bieliźnie, piżamach czy starych T-shirtach. Zastanów się jak byś się ubrał na odpowiednik tego spotkania na żywo i dodaj mu nieco swobody, lekko obniżając poziom formalności. W końcu możesz się po konferencji znów przebrać w luźniejsze ubrania, a jednocześnie zadbasz o swój wizerunek. Zdecydowanie też odradzam pomysły w stylu „ubiorę się tylko od pasa w górę”. Wyobraź sobie, że w czasie spotkania musisz nagle wstać. Co wtedy?

Następnie uporządkuj swoją okolicę. Ogółem dobrze jest utrzymywać wokół siebie porządek i zachęcam do tego, ale jeśli masz z tym problem, uporządkuj przynajmniej to, co widzi kamera. Znów wygodny okazuje się laptop, który możesz przenieść w bardziej reprezentatywne miejsce, a po spotkaniu wrócić do miejsca pracy.

Warto tu wspomnieć o sztucznym tle, które jest funkcją udostępnianą przez popularne komunikatory. Algorytm wycina Cię z obrazu i tło zastępuje wybraną grafiką. Dodam, że działa to poprawnie tylko przy dobrym świetle. Jest to akceptowalna forma, ale pamiętaj, żeby dostosować ją do rangi spotkania. Nie wybieraj palm i plaży, gdy musisz przełożonemu wykazać, że rzetelnie pracujesz. Nie wybieraj tła, które będzie rozpraszało innych. Pamiętaj też, że algorytm może nie wykrywać przedmiotów, które chciałbyś pokazać i tło będziesz musiał wyłączyć. Gdybyś planował coś takiego, zastanów się co zobaczą Twoi rozmówcy gdy ukażesz im swoje otoczenie.

Przygotowanie

Zasady techniczne służyły nie opóźnianiu startu spotkania, te służą przyspieszeniu jego przebiegu.

Dołączając do spotkania użyj swojego imienia i nazwiska lub chociaż inicjału, żeby inni uczestnicy nie musieli się domyślać kim jesteś po Twoim nicku lub pseudonimie.

Przed konferencją solidnie przygotuj swoją prezentację i sprawdź wszelkie dane, które mogą być Ci potrzebne, żebyś nie tracił czasu na ich poszukiwanie podczas spotkania. Przygotuj też rozmówców wysyłając im wcześniej zagadnienia, które chcesz poruszyć, czy sprawy, o które zamierzasz zapytać. Pozwoli to również im lepiej przygotować się do spotkania, nikogo nie zaskoczysz, szybciej uzyskasz odpowiedzi, a w efekcie szybciej będziecie mogli skończyć.

Bądź też punktualny.  Jak na każdym spotkaniu ma to ogromne znaczenie. Tym bardziej gdy to spotkanie zawodowe, na które swój czas poświęca więcej osób. Nie pozwól na siebie czekać. A jeśli już się spóźnisz, nie przerywaj rozmowy przywitaniami. To najgorsza rzecz, jaką możesz zrobić. Przywitaj się za to na czacie lub gestem do kamery, a głośno zrób to dopiero, gdy zostanie Ci oddany głos.

Warto wspomnieć o jeszcze jednej kryzysowej ewentualności. Gdy pracujemy z domu, nieraz w okolicy są inni domownicy, szczególnie dzieci, które mogą nie do końca rozumieć wagę konferencji. Po pierwsze miej wyrozumiałość do momentów, w których dzieci przerywają rozmowę, ale jednocześnie zadbaj o to, żeby to nie nastąpiło u Ciebie. Uprzedź innych, wyjaśnij dzieciom i zamknij drzwi na klucz. Ale jeśli już przydarzy Ci się coś takiego, raczej postaraj się obrócić to w żart, niż reagować złością na domowników.

Etykieta

Skupmy się teraz na zachowaniu podczas samej konferencji. Te zasady mają służyć ułatwieniu komunikacji i ograniczeniu zamieszania, które może wydłużać spotkanie. Uratują Cię też przed szeregiem gaf.

Przede wszystkim wyrób sobie nawyk wyciszania mikrofonu, gdy nie mówisz. Niechlubnym standardem wideokonferencji jest przedostawanie się niechcianych dźwięków, kaszlu, rozmów i tym podobnych. Wyłączaj też kamerę, gdy dzieje się cokolwiek niespodziewanego, na przykład gdy ktoś przypadkiem wejdzie do pomieszczenia, żeby coś Ci powiedzieć. Takie spotkania w tle skutecznie rozpraszają innych uczestników, a przecież nic nie wnoszą do konferencji.

Nie przerywaj czyjejś wypowiedzi. Jeśli chcesz coś powiedzieć, zasygnalizuj to na czacie lub innym, ustalonym sposobem. Przez opóźnienia w transmisji dźwięku, proste dodanie komentarza pomiędzy czyimiś zdaniami może się nie udać i zabrzmi jak przerywanie w pół słowa. Robi się wtedy spore zamieszanie, zwłaszcza gdy obie strony zaczną naprzemiennie oddawać sobie głos. Z kolei, gdy sam mówisz, mów zwięźle i tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

Podczas słuchania wypowiedzi innych, staraj się skupić na ich słowach i nie zajmuj się innymi rzeczami, zwłaszcza tymi, które wywołują w Tobie reakcje takie jak śmiech, zdziwienie, złość itp. Dla obserwujących będzie to całkowicie niezrozumiałe i sprowokuje do pytania o to, co się stało.

Powstrzymaj się też od jedzenia. Woda, kawa czy herbata będą na miejscu, jak podczas zwykłego spotkania na żywo. Ale fakt, że na wideokonferencji trzymasz talerz z obiadem czy śniadaniem poza kadrem nie sprawia, że możesz swobodnie jeść. Zwłaszcza na poważniejszych spotkaniach. Na tych luźniejszych w dobrym tonie będzie chociaż zapytanie, czy komuś nie będzie przeszkadzało, gdy coś zjesz. Tym bardziej pamiętaj też o wyciszaniu mikrofonu podczas picia i jedzenia, żeby nie było słychać jak to robisz.

Dla prowadzącego

Na koniec zostawiłem parę rad dla organizatora konferencji. W ogromnej mierze to bowiem od niego zależy jak efektywne będzie to spotkanie.

Przygotuj agendę i staraj się jej trzymać. Przedstaw sobie wszystkich uczestników, którzy się nie znają i wprowadź tych, którzy mogą nie znać szczegółów rozmowy. Ustal proste reguły dochodzenia do głosu, żeby uczestnicy nie musieli sobie przerywać. Może warto będzie ustalić kogoś do wskazywania osób, które mogą zabrać głos. Na spotkaniu powinna być też wyznaczona osoba, która w razie potrzeby pomoże poszczególnym uczestnikom poradzić sobie z problemami technicznymi albo wprowadzi w temat. Taka pomoc powinna jednak odbywać się na innym medium, na przykład na czacie. Dzięki temu wątki poboczne nie przedostaną się do kanału głosowego i nie zakłócą spotkania. Ogółem zadbaj o to, żeby konferencję skończyć jak najszybciej.

Jeśli masz jeszcze jakieś praktyczne sposoby na ułatwienie komunikacji podczas konferencji online, koniecznie napisz w komentarzu. Napisz też, które zachowania uczestników robią najwięcej zamieszania.

Tu pojawia się również problem tego, co powinno być omawiane na takim spotkaniu, ale to już szerszy temat, dotyczący też konferencji na żywo. Jeśli będzie zainteresowanie tym wątkiem, przygotuję kiedyś osobny materiał o takich spotkaniach twarzą w twarz.

Sprzęt

W sesji do tego artykułu korzystałem z nowego laptopa MSI Prestige 14 Evo, który jest zaprojektowany do mobilnych zadań biznesowych. Idealnie więc nadaje się też do uczestniczenia w spotkaniach online z różnych miejsc na świecie. Jest bardzo lekki, waży niecałe 1,3 kilograma, a matrycę o przekątnej 14 cali umieszczono w przyjemnie wąskiej ramce. Jest bardzo cichy, między innymi dzięki zastosowaniu dysku SSD, a na baterii potrafi pracować nawet 12 godzin. Jest to seria spełniająca standard Intel Evo, w którym wymaga się między innymi odpowiednio szybkiego wybudzania, wysokiej rozdzielczości ekranu i dobrej jakości kamerki internetowej. Dodatkowym smaczkiem jest funkcja Finger Print, pozwalająca odblokować laptop za pomocą odcisku palca, a tym samym zwiększająca bezpieczeństwo Twoich danych.

Trwa właśnie promocja, w której przy zakupie tego laptopa otrzymasz bon o wartości 200 lub 500 zł do wykorzystania w sklepie Bytom, a także książkę „Grywalizacja” Pawła Tkaczyka, myszkę oraz etui. Kliknij w link, żeby dowiedzieć się więcej o samym laptopie i skorzystać z tej promocji.

Życzę Ci samych udanych i zwięzłych wideokonferencji!

Pozdrawiam i trzymajcie klasę!