Pisanie e-maili wydaje się takie proste, ale i tak praktycznie codziennie mamy do czynienia z poważnymi wpadkami. I nie mówię tu wcale o szczegółach takich jak stosowanie „witam” na początku wiadomości, przecinku po pozdrowieniu czy źle dobranego stopnia formalności, bo to tylko wierzchołek tej góry lodowej. Pomówmy zatem dziś o większych błędach, przez które naprawdę możesz tracić szanse na odpowiedź i osiągnięcie swoich celów.

Wpadki związane z ortografią, interpunkcją i zwrotami grzecznościowymi rzecz jasna nie są błahostkami, które nie mają wpływu na to, jak jesteś odbierany. Wręcz przeciwnie i je również musisz wyeliminować. Dziś jednak zajrzymy głębiej w zasady komunikacji zdalnej i pomówimy o sprawach zdecydowanie zbyt rzadko poruszanych.

Gdy piszesz wiadomość zazwyczaj masz w tym jakiś cel. W sytuacjach zawodowych chodzi między innymi o doprowadzenie do finału danego projektu, nawiązanie relacji z kontrahentem czy skuteczną obsługę klienta. Omawiane tu błędy w prosty sposób prowadzą do tego, że nie otrzymasz odpowiedzi na swojego maila, projekt utknie w martwym punkcie, a adresat będzie w kropce.

Zaczynajmy!

Problem z ustaleniem nadawcy

Jeden z największych błędów to problem z ustaleniem nadawcy wiadomości. Pojawia się gdy, nie masz poprawnie ustawionego opisu w serwisie pocztowym, adres mailowy został źle dobrany i brakuje dobrego podpisu w samej wiadomości.

Często to kwestia zaniedbań, a niekiedy nawet jest to celowy zabieg, ale w efekcie odbiorca po prostu nie wie z kim ma co czynienia, a wiadomość nabiera cech anonimu. Już sama konieczność szukania informacji o nadawcy jest irytująca. To powinna być jedna z bardziej widocznych rzeczy. I podkreślę, że interesuje nas człowiek, a nie jakiś dział czy firma. Przecież kontakt mamy jakąś osobą. Co więcej, w języku polskim bardzo trudno sformułować poprawną odpowiedź na maila, jeśli nie wiemy jakiej płci był jego nadawca.

Pamiętaj więc, by Twoje imię i nazwisko było zawsze łatwe do znalezienia.

Zbyt długa wiadomość

Inną irytującą wpadką są zbyt długie wiadomości. Bardzo często sprawa, z jaką piszemy do kogoś, jest dość skomplikowana, więc sam mail wychodzi nam długi i zawiły, ale to duży błąd.

Kiedy odbiorca klika w nową wiadomość, liczy zazwyczaj, że szybko ją przeczyta i oceni co musi z nią następnie zrobić. Gdy zatem zobaczy ścianę tekstu, może nawet niepodzieloną na akapity, a już na pewno z potokiem informacji, może po prostu się zniechęcić i ją zamknąć, aby nigdy do niej nie wrócić. Wyjaśnianie szczegółów jest istotne dopiero na kolejnych etapach komunikacji, gdy obie strony wiedzą czy chcą na dany projekt poświęcać swój czas. Nawet jednak wówczas tekst powinien być przejrzysty i łatwy do przeskanowania. Jeśli piszesz zbyt długie wiadomości, to może być powód, dla których nie są one zbyt skuteczne.

Zbyt późna odpowiedź

Kolejna gafa przydarza się pewnie większości z nas, ale koniecznie trzeba z tym walczyć. To sytuacja, w której przez natłok obowiązków odpisujemy na wiadomość dopiero po kilku dniach. Niestety wówczas może być już za późno.

Terminy w komunikacji mailowej są co prawda umowne, ale jeśli chcesz osiągnąć swój cel, powinieneś się ich trzymać. Na wiadomość najlepiej odpisywać w ciągu jednego dnia roboczego. Im szybciej, tym lepiej, a nie później niż po dwóch dobach. Po tym czasie druga strona może się już niecierpliwić, a czasem nawet może Cię ominąć szansa na sfinalizowanie sprawy. Jeśli to się już zdarzy, przeproś. Nie nawiązuj też nowych kontaktów, gdy wiesz, że nie dasz rady szybko odpisać, a gdy spodziewasz się opóźnień, uprzedź drugą stronę. Pozwoli to wyjść obronną ręką z kryzysu.

Zły autoresponder

O kolejnej sprawie niestety rzadko myślimy, a ma ona spore znaczenie. Kiedy idziemy na urlop, ustawiamy autoresponder, żeby przejął rolę sekretarki. Niestety często robimy to źle i problem pojawia się, gdy jego treść nie mówi nic przydatnego rozmówcy.

Gdy ustawiasz autoresponder myśl nie o swoim urlopie, ale o pytaniach Twoich rozmówców. Nie interesują ich Twoje wakacje, tylko to, z kim mają się kontaktować, czy może ktoś skontaktuje się z nimi, czy też są skazani sami na siebie. Rzecz jasna lepiej, żeby nie byli. Ogółem treść autorespondera pokaże Twoim odbiorcom jaki masz do nich stosunek.

Wiadomość w martwym punkcie

Na koniec świetny sposób, żeby konwersacja utknęła w martwym punkcie. To też rzecz jasna błąd. Pojawia się gdy odpisujesz w sposób, który nic nie wnosi do sprawy. W efekcie nie wiadomo co robić dalej.

Czasem robimy to celowo, żeby stworzyć wrażenie, że działamy, ale w sumie nic się nie zmieniło. Czasem bezwiednie wysyłamy wiadomość, która nie da odbiorcy jasnej instrukcji co jest kolejnym krokiem. Zdarza się to na przykład, gdy nie czytamy tekstu przed wysłaniem i nie zastanawiamy się na ile jest on komunikatywny. Jednym z ważnych pytań, które powinieneś sobie zadawać jest „czy odbiorca wie co ma zrobić?”. Niezależnie czy ma czekać na nasz ruch albo samemu coś zrobić, trzeba to mu klarownie przekazać i nie pozostawiać domysłom. W przeciwnym razie konwersacja może się po prostu skończyć.

Która z tych wpadek najbardziej Cię irytuje? A może jest coś jeszcze gorszego? Napisz w komentarzu.

Komunikacja mailowa jest niestety podstępna. Często uważamy ją za intuicyjną i prostą, a jednak ilość pułapek jest bardzo duża. To dlatego, że odbiorca ma tylko tekst naszej wiadomości do interpretacji i nie może swoich wątpliwości rozwiać oceniając nasz ton głosu, mowę ciała czy wygląd. Jeśli więc chcesz profesjonalnie wykorzystywać to narzędzie, powinieneś opanować jego tajniki.

W osobnym tekście zebrałem jeszcze garść szczegółów, które poprawią Twój warsztat. Możesz go pobrać zapisując się na newsletter klikając tutaj.

Ale to nie wszystko. Komunikacja zdalna to dziś sfera tak samo istotna, jak spotkania na żywo, a w wielu branżach o wiele istotniejsza. Kto o nią nie zadba, pozostanie w tyle. Dlatego przygotowałem mój kurs online całkowicie poświęcony właśnie tej sferze w życiu zawodowym. Dotyczy on zarówno etykiety biznesowej, profesjonalnej komunikacji i dobrych praktyk. Skupiamy się w nim nie tylko na e-mailach, ale też na rozmowach telefonicznych i wideokonferencjach. Moim celem jest pokazanie uczestnikom jak skutecznie wykorzystywać te media i uniknąć wpadek, przez które mogą tracić swoje szanse.

Koniecznie sprawdź szczegóły kursu. Jak zwykle pierwszym kursantom oferuję najlepsze warunki więc nie zwlekaj.

Ja już na tym kończę, a my widzimy się w kolejnym filmie. Zatem pozdrawiam i trzymajcie klasę! Cześć!