Rozmowy telefoniczne prowadzimy tak często, że niemal nie zastanawiamy się jaki ta forma kontaktu ma wpływ na nasze relacje, a ma spory i niestety nie zawsze taki jak byśmy chcieli. Niekiedy, przez brak kontaktu wzrokowego nieświadomie popełniamy poważne błędy, których dałoby się łatwo uniknąć. Pomówmy zatem o tym, jak prowadzić rozmowę telefoniczną z klasą.

Ten artykuł powstał dzięki wsparciu Patronów

Telefony towarzyszą nam od ponad stu lat, ale dopiero te komórkowe zrewolucjonizowały nasze kontakty. Dzwonimy do siebie w najdrobniejszych sprawach, robimy to niemal o każdej porze, odbieramy niemal w każdym miejscu. Choć nadal nie widzimy drugiej strony, podchodzimy do tej czynności niemal jak do spotkania na żywo. Ma to swoje oczywiste plusy, ale też sporo minusów, o których trzeba pamiętać, bo wiele można stracić. Podczas rozmowy telefonicznej okazujemy bowiem drugiej stronie szacunek lub jego brak. Okazujemy go też otoczeniu. Ma to później spory wpływ na nasz wizerunek w oczach innych.

Jest to tym bardziej ważne w okresie, w którym nie możemy spotkać się z większością bliskich i znajomych w cztery oczy, a przecież kontakt chcemy utrzymać. Oto osiemnaście najważniejszych zasad. Napisz później w komentarzu, która zasada Twoim zdaniem jest łamana najczęściej.

Godzina

Ponieważ telefon mocno ingeruje w nasz czas, dzwonimy do siebie w godzinach, w których standardowo jesteśmy dostępni dla ludzi z zewnątrz. Jest to zazwyczaj okres między 10:00 rano, a 18:00, maksymalnie 20:00 wieczorem. Wyjątkiem będą rzecz jasna wcześniej ustalone połączenia lub rozmowy z osobami, o których wiesz na pewno, że chętnie odbiorą od Ciebie telefon w innych godzinach. Osoby, które nie trzymają się tej zasady, mogą łatwo trafić na czarną listę i już się nie dodzwonić. Pamiętaj też, żeby sprawdzać godziny miejscowe, gdy dzwonisz za granicę.

Powyższa zasada nie tyczy się jednak rozmów służbowych. Wówczas dzwonimy po prostu w czasie godzin pracy, unikając dzwonienia z dłuższą sprawą tuż przed zamknięciem.

Próby

Jeśli nikt nie odbierze, odczekaj przynajmniej 15 minut, zanim znów spróbujesz się dodzwonić. Kolejną próbę ponów po jeszcze dłuższym czasie, ale dalszych zaniechaj tego dnia, jeśli nie jest to bardzo pilna sprawa. W każdym wypadku dobrym pomysłem będzie napisanie SMS-a dlaczego dzwoniłeś i poproszenie o oddzwonienie, zamiast dobijać się dalej. 15 nieodebranych połączeń będzie wyglądało dość dramatycznie dla kogoś, kto sięgnie po telefon po drzemce.

Zasada ta nie działa jednak w stosunku do instytucji i firm posiadających coś na wzór recepcji. Tam, w pilnych sprawach, warto dobijać się do skutku.

Nieodebrane

Widząc nieodebrane połączenie oddzwoń jak najszybciej, a nie wysyłaj „sygnału” czy „głuchacza”, czyli nie rozłączaj się zanim ktokolwiek będzie mógł odebrać, żeby dać znać, że już można dzwonić. Nie odkładaj też tego do kolejnego dnia. Sprawy telefoniczne zazwyczaj należą do tych pilniejszych. W ostateczności wyślij SMS-a z informacją, o której będzie można się z Tobą połączyć.

Kto mówi?

Kiedy już się dodzwonisz, przedstaw się. Rób to, nawet jeśli dzwonisz do znajomego na telefon komórkowy. Wcale nie tak rzadko obieramy nie sprawdzając kto dzwoni albo aparat z jakiegoś powodu nie wyświetli nam kontaktu. Słysząc wtedy „Cześć!” i ciągniętą bez wahania wypowiedź trudno kogoś zatrzymać i zapytać „Ale kto mówi?”. Przedstawiając się zawsze na początku samemu, oszczędzisz więc drugiej stronie zagwozdki.

Mogę mówić?

Daj też dojść rozmówcy do słowa. Czasem nie chcemy zajmować zbyt dużo czasu, więc nie czekając na reakcję, od razu przechodzimy do rzeczy. Wtedy rozmówca nie ma nawet możliwości powiedzieć, że akurat nie może rozmawiać i zapytać kiedy będzie mógł oddzwonić. Czasem może nawet okazać się, że odebrał ktoś inny na prośbę właściciela telefonu. Sytuacji może być wiele. Zatem zanim przejdziesz do rzeczy upewnij się, że druga strona słucha uważnie.

Z kim rozmawiam?

Z kolei dzwoniąc na na nowy numer, nawet jeśli masz silne przekonanie, że wiesz kto odbierze, zawsze zapytaj czy połączyłeś się z właściwą osobą. Nie przechodź do sedna sprawy zanim nie upewnisz się, że po drugiej stronie jest ktoś, kto będzie Ci w stanie pomóc. Zwłaszcza dzwoniąc do firm powinieneś o to zapytać, bo może się zdarzyć, że po Twoim długim monologu, gdy rozmówca dojdzie wreszcie do głosu, dowiesz się, że teraz Cię przełączy do właściwej osoby.

W ogóle w życiu zawodowym znajdzie się wiele sytuacji, które nie będą pojawiały się w relacjach towarzyskich, a mogą mieć spory wpływ na Twoją karierę. Jest to jeden z tematów omawianych szczegółowo w kursie internetowym mojego autorstwa „Etykieta i wizerunek w biznesie”. Jeśli jesteś nim zainteresowany kliknij w tutaj.

Nie przeszkadzam?

Gdy druga strona obierze, pamiętaj, żeby zapytać czy nie przeszkadzasz. Bywa, że ktoś obiera, żeby sprawdzić kto dzwoni i dlaczego, ale nie ma czasu na dłuższą pogawędkę. Zatem jeśli rozmowa może potrwać kilka minut upewnij się czy to dobry moment. Tym bardziej, jeśli wyczujesz po tonie głosu lub dźwiękach w tle, że coś się dzieje. Gdyby tak było faktycznie dopytaj kiedy będzie lepsza pora, żeby oddzwonić.

Kto oddzwania?

No właśnie, kto ma oddzwonić? To Ty czegoś chciałeś więc, Ty też powinieneś zadzwonić w późniejszym terminie. Tylko w sytuacji, gdy druga strona nie wie kiedy skończy to, czym jest zajęta, poproś, żeby oddzwoniła, jak będzie wolna. Nie proś o to nigdy, jeśli sam dzwonisz w nieodpowiedniej porze.

Zerwane połączenie

Może się też zdarzyć, że Wasze połączenie zostanie zerwane z jakiegoś powodu. W takiej sytuacji stosuj prostą zasadę, że pierwszy oddzwania ten, kto dzwonił. Jeśli to Ty dzwoniłeś, to również Ty powinieneś zadzwonić po zerwaniu połączenia, a druga strona powinna czekać. W przeciwnym razie można by w nieskończoność dzwonić do siebie wzajemnie i mieć cały czas sygnał zajęty. Dopiero jeśli właściwa strona przez dłuższy czas nie oddzwania, możesz sam zadzwonić, żeby sprawdzić co się dzieje.

Pobudka

Bywa też, że przez nieuwagę zadzwonisz za wcześnie lub za późno, albo w porze drzemki, czego oczywiście nie mogłeś przewidzieć. Niemniej przerwałeś drugiej stronie sen. Wyobraź sobie jak sam działasz, gdy ktoś Cię obudzi. W takich sytuacjach rzadko jesteśmy w stanie na trzeźwo ocenić sytuację i może się zdarzy, że odbierzemy, choć wcale nie chcemy rozmawiać. Jeśli wyczujesz w głosie, że właśnie to się stało, zapytaj. Tym bardziej, gdyby pora wskazywałaby na to. Jeśli faktycznie obudziłeś rozmówcę, po prostu przeproś i uprzedź, że oddzwonisz w lepszym terminie, ale nie ciągnij tematu.

Warunki

Nikt nie lubi rozmawiać z kimś, kogo ledwo słyszy. Gdy dzwonisz to Ty musisz zadbać o ciche otoczenie. Zwróć uwagę żeby Twoj rozmówca nie miał problemów z dosłyszeniem Ciebie. To kwestia szacunku. Na przykład, gdy rozmawiasz na dworze w wietrzną pogodę, wystarczy osłonić mikrofon telefonu dłonią by nie było słychać nieprzyjemnych szumów. Trzeba myśleć o takich szczegółach. Jeśli z kolei to do Ciebie ktoś dzwoni, masz ograniczone możliwości, ale nadal dbaj o jakość dźwięku lub po prostu poproś o rozmowę w lepszym momencie.

Świadkowie

Rozmowa telefoniczna to tak samo prywatna sprawa, jak rozmowa w cztery oczy. Unikaj więc prowadzenia takich rozmów przy świadkach, na przykład w pociągu lub autobusie. To już kwestia szacunku zarówno do rozmówcy, jak i świadków. Z kolei, jeśli dzwonisz z samochodu, przez zestaw głośnomówiący i masz pasażera, uprzedź o tym rozmówcę. Powinien wiedzieć, że ktoś przysłuchuje się tej rozmowie.

Small talk

Prywatne rozmowy telefoniczne mają w sobie wiele z rozmów w cztery oczy. Zwłaszcza od czasu, gdy są tak tanie. Lepiej więc nie przechodź do rzeczy zbyt szybko. Kultura nakazuje by choć zdawkowo zainteresować się drugą stroną. Zapytaj jak się ma. Nawiąż do wcześniejszych tematów. A dopiero potem przejdź do sprawy, w której dzwonisz. To samo tyczy się zresztą rozmów podczas spotkań.

Nie stosuje się jednak tej zasady, gdy dzwonimy w sprawach zawodowych. Tu bardziej liczy się czas.

Życzenia

Składanie życzeń najlepiej wychodzi w cztery oczy, ale rzecz jasna bywa, że to nie jest możliwe. Tym bardziej w sytuacji, w której znaleźliśmy się obecnie. Rozmowa telefoniczna tylko trochę ustępuje spotkaniu, bo pozwala na dużą dozę osobistej relacji. Minusem jest oczywiście brak sfery materialnej, ale na to często nie mamy wpływu. Pamiętaj tylko, żeby nie ograniczać się do prostego „wszystkiego najlepszego”. Skoro i tak zaoszczędziłeś czas na dojazd, poświęć go więcej na rozmowę. Życzenia mogą zająć nawet zaledwie 5% całej rozmowy, a reszta może być po prostu przyjemną wymianą opinii o wszystkim i niczym.

Szanuj czas

Nie przedłużaj jednak rozmowy na siłę i wyczuj moment, w którym rozmówca chciałby ją zakończyć. Przez telefon nie widzimy mimiki, ani gestykulacji, więc nie będzie to dla nas takie oczywiste, jak by było w cztery oczy. Jeśli zauważysz, że druga strona stara się zamknąć temat i szuka sposobu na wymknięcie się, pozwól na to.

Multitasking

Podzielność uwagi ma wbrew pozorom mocne ograniczenia. Nie rób więc innych rzeczy podczas rozmowy, a już na pewno nie takich, które pochłaniają Twoją uwagę. Jeśli na przykład potrafisz klarownie rozmawiać przez zestaw głośnomówiący podczas prowadzenia samochodu, to w porządku, ale wątpię, żebyś był w stanie ciągnąć dyskusję i jednocześnie czytać gazetę, oglądać telewizję lub robić inną skomplikowaną dla umysłu rzecz. Poświęcenie pełni uwagi rozmówcy to też kwestia szacunku.

Złamać zasady

Bywa, że musisz złamać, którąś z powyższych zasad. Na przykład nie masz czasu na wstępy, bo zaraz rozładuje Ci się bateria w telefonie albo w okolicy jest hałas i nic na to nie poradzisz. Każdemu to może się zdarzyć. Zacznij wtedy od przeproszenia i zdawkowego wyjaśnienia sytuacji. W końcu wszyscy możemy to zrozumieć, a te zasady mają nam ułatwiać kontakty, a nie je utrudniać.

Nie wahaj się

Na koniec: dzwoń do bliskich, których nie widujesz. Przynajmniej co jakiś czas. To świetny zwyczaj, zwłaszcza w przypadku osób starszych i odizolowanych. Ale też nie przesadzaj. W kontaktach towarzyskich dawaj również drugiej stronie czas, żeby mogła sama wykonać ten krok.

***

Zatem, która zasada jest Waszym zdaniem najczęściej łamana? Dopisalibyście coś do tej listy? Napiszcie koniecznie w komentarzu.

W tym miejscu chciałbym serdecznie podziękować Patronom Czasu Gentlemanów. Sytuacja, w której się znaleźliśmy dotknęła mocno również moją pracę, przez co trudniej jest ten blog i kanał prowadzić na stałym poziomie. Rozumiem też doskonale sytuację wielu Patronów, którzy musieli zrezygnować ze wsparcia, z uwagi na ich sytuację zawodową. Tym bardziej mocno dziękuję osobom, które nadal są w stanie wspierać moją pracę.

Jeśli chcielibyście w tych trudnych dniach pomóc Czasowi Gentlemanów, zachęcam gorąco do zostania Patronami. Dołączając do tego grona otrzymacie od razu dostęp do specjalnych nagrań, vlogów, podcastów, a także grupy na Facebooku ułatwiającej nam kontakt. Ja z kolei, będę mógł dzięki temu spokojniej tworzyć materiały w izolacji, pomimo braku współprac komercyjnych. Zajrzyj na profil na Patronite.

Pozdrawiam i trzymajcie klasę!
Również przez telefon.